La gestión de inventarios es un proceso fundamental para una empresa, ya que le permite: garantizar un seguimiento constante de las existencias, asegurar la disponibilidad de las mercancías, organizar los reaprovisionamientos, identificar los productos con mejor rendimiento y controlar la salud general de la empresa.
Muchas pequeñas empresas realizan esta tarea utilizando un software de hoja de cálculo, normalmente Excel. Este programa suele ser ya conocido por las empresas, que lo utilizan para otras operaciones y ofrece plantillas y modelos dedicados precisamente a la gestión de inventarios.
El uso de Excel es fácil de aprender y, sobre todo si se utilizan las plantillas preestablecidas, puede ser una herramienta valiosa para gestionar un pequeño inventario, pero confiar únicamente en las hojas de cálculo puede conllevar ciertos riesgos.
Entre ellas podemos incluir, sin duda, la alta posibilidad de cometer errores durante la introducción manual de datos, además de que es difícil rastrear cualquier anomalía dentro de la hoja de cálculo. Esto supone una verificación constante de las operaciones realizadas, con la consiguiente pérdida de tiempo. También hay que tener en cuenta el aspecto de la seguridad. Un inventario de Excel suele estar contenido en un disco duro, lo que supone un peligro de pérdida de datos y archivos en caso de robo, accidente o infección por virus o malware.
CÓMO HACER UN INVENTARIO DE ALMACÉN CON EXCEL
Excel le permite crear rápidamente una hoja de cálculo con la que gestionar su inventario.
Puede proceder de dos maneras: utilizando una de las muchas plantillas preestablecidas o creando una desde cero.
CREACIÓN DE UN INVENTARIO MEDIANTE UNA PLANTILLA DE EXCEL
Excel ofrece una serie de plantillas (archivos XLTM) dedicadas a la logística. Una de ellas, denominada plantilla «Inventario de almacén», permite insertar y retirar artículos del inventario, generar listas de artículos, recuperar datos de ubicación y conocer y controlar el valor del inventario. La plantilla también es personalizable según las necesidades de la empresa.
Con algunas variaciones, las plantillas de gestión de inventario suelen contener los siguientes campos en la tabla:
- Número de producto (SKU);
- Nombre del producto;
- Coste unitario;
- Cantidad en stock;
- Valor neto
CREAR UN INVENTARIO CON EXCEL DESDE CERO (ARCHIVO XLS)
También es posible crear un archivo de Excel desde cero, para utilizarlo en la gestión del inventario, sin recurrir a plantillas preestablecidas.
En este sentido, es fundamental dividir el archivo en columnas, a las que se asigna un título, por ejemplo:
- A1 – Código de producto
- B1 – Nombre del producto
- C1 – Coste unitario
- D1 – Cantidad de producto
- E1 – Valor neto
En un archivo de inventario en xls, además de las columnas básicas (códigos, nombres, coste, cantidad, valor neto de los productos), se puede añadir información adicional como la descripción de los artículos, las cantidades vendidas y a reordenar, las notas y cualquier otra cosa necesaria para personalizar la plantilla/hoja de cálculo a las necesidades específicas de gestión del inventario.
Esto conduce necesariamente a un aumento del número de columnas utilizadas y, en consecuencia, incrementa la dificultad de gestionarlo todo de forma eficiente, aumentando significativamente la posibilidad de error y haciendo que el trabajo de gestión y control sea más complejo y agotador.
RIESGOS DE UTILIZAR EXCEL PARA SU INVENTARIO
El uso de hojas de cálculo para gestionar el inventario es una solución fácil y barata, pero que le expone al riesgo de perder datos importantes debido a errores de introducción, guardados incorrectos, plantillas complejas y disfuncionales o borrados accidentales.
Algunos de los principales riesgos de utilizar Excel para la gestión de inventarios son
AMPLIO MARGEN DE ERROR HUMANO
Una hoja o plantilla de Excel se rellena manualmente y, como sabemos, errare umanum est. Basta con una pequeña distracción o un error de escritura para introducir una información errónea, que puede tener verdaderos efectos en cadena, por ejemplo en el caso de una fórmula incorrecta que luego repetirá el error hasta que se corrija.
Otro problema es la dificultad de poder rastrear la celda o columna donde se produjo el error. Por esta razón, la gestión de inventarios mediante Excel debe ser revisada y corregida periódicamente, y las hojas de cálculo deben ser revisadas continuamente para evitar o detectar cualquier error.
INFORMACIÓN OBSOLETA
Las hojas de cálculo no se prestan a la gestión del inventario en tiempo real, por lo que el valor real del inventario puede no estar siempre actualizado.
Para ello, es necesario intervenir continuamente, actualizando manualmente datos como la cantidad de artículos en stock a medida que se venden o su valor. Si no se hace así, se corre el riesgo de que haya escasez de existencias, y puede que se quede sin ellas o no pueda hacer un nuevo pedido a tiempo.
INFORME POCO EXACTO
Un cálculo o una fórmula erróneos pueden tener graves consecuencias para todos los demás datos del modelo u hoja de cálculo. Si se configuran correctamente, las fórmulas de cálculo automático que ofrece Excel pueden ser una herramienta rápida y sencilla para proporcionar información sobre la evolución de las ventas, los beneficios, etc. Pero para garantizar la exactitud de estos cálculos, es necesario realizar comprobaciones frecuentes.
DIFICULTAD PARA LA AGREGACIÓN DE DATOS
Entre las limitaciones del uso de Excel en la gestión de almacenes está sin duda la imposibilidad de analizar el historial de datos. Si bien esto puede no ser un gran problema para una empresa pequeña con poco historial, a medida que la empresa crece y pasa el tiempo, la recopilación y el cruce de datos de diferentes fuentes es cada vez más importante.
Por ejemplo, al comparar las ventas según un periodo determinado, es posible hacer proyecciones y organizar el inventario en consecuencia.
Esto sólo es posible agregando los datos manualmente, lo cual es un procedimiento complejo, propenso a errores y que requiere mucho tiempo.
RIESTO DE PERDER DATOS
Excel también puede utilizarse en OneDrive, la nube de Microsoft. Sin embargo, muchos de los usuarios acostumbrados a usar Excel no están familiarizados con el uso de la nube y prefieren guardar los datos en sus propios ordenadores.
Las copias de seguridad frecuentes pueden representar un grado más de seguridad, pero, de nuevo, se trata de prácticas que, si no están estrictamente reguladas, no suelen aplicarse. En cualquier caso, aunque se tomen todas las precauciones necesarias, un disco duro o un PC pueden sufrir averías, fallos técnicos, subidas de tensión e incluso robos, todo lo cual provocaría una pérdida irrecuperable y definitiva de todos los datos.
¿EXCEL O SOFTWARE DE GESTIÓN DE ALMACENES? CÓMO ELEGIR LA ALTERNATIVA ADECUADA
Por lo tanto, Excel puede ser una herramienta válida, sencilla y de bajo coste para gestionar un pequeño inventario, pero cuando las complejidades aumentan, su uso puede volverse extremadamente engorroso y lento, haciendo que la gestión del inventario sea más complicada, insegura y expuesta a un riesgo constante de error.
Por ello, para gestionar el almacén de forma más eficaz y segura, es mejor confiar en un software de gestión específicamente diseñado para la gestión de inventarios.
Las principales ventajas de un sistema de gestión de almacenes son:
- Reducción/eliminación del trabajo manual, reduciendo así el margen de error humano
- Trazabilidad constante de las distintas referencias a lo largo del proceso de inventario
- Acceso y seguimiento en tiempo real de todos los datos
- Posibilidad de generar informes y estadísticas gracias a la agregación de datos